Avant d'adhérer à l'association, vous pouvez prendre connaissance du réglement intérieur voté le 13 juillet 2008.

Si vous souhaitez pas le lire sur le site de l'association, vous pouvez le télécharger en format PDF.

I Préambule

I 1 - Le Règlement Intérieur constitue le contrat écrit qui, avec les statuts et en complément de ceux-ci, lie les uns aux autres tous les membres de l'Association (adhérents et membres du Conseil d'Administration). Aucun membre ne pourra l'enfreindre sous le prétexte qu'il a été promulgué avant son entrée dans l'Association. Le Règlement Intérieur s'applique à partir du jour où il a été adopté par l'Assemblée Générale.

I 2 - Le Règlement Intérieur est porté à la connaissance de tous les membres de l'Association, de même que les statuts.

I 3 – Tout membre qui ne respecterait pas l'un des articles figurant dans les statuts ou le Règlement Intérieur se place de lui-même et sans recours en situation d'exclusion de l'Association Les Amis de la Plume Culturelle.

II Moyens d'action

Pour réaliser les objectifs fixés dans les statuts, l'Association Les Amis de la Plume Culturelle se donne comme moyens d'action la rédaction et la publication du webzine la Plume Culturelle, le fonctionnement de sa WebTV LPC TV, ainsi que l’organisation de séances d'animation littéraire, de conférences, cette liste n'étant pas exhaustive.

III Déontologie

III 1 – L’Association Les Amis de la Plume Culturelle ne tend à aucun but commercial ou confessionnel. Ses activités doivent se pratiquer dans un esprit d'ouverture, de bénévolat, de tolérance et de respect d'autrui.

III 2 - L’Association Les Amis de la Plume Culturelle s'interdit toute ingérence dans la vie privée de ses membres, et en particulier de reprocher à l'un ou à l'autre d'entre eux ses convictions personnelles en tous domaines

III 3 - L’Association Les Amis de la Plume Culturelle s'engage à respecter la charte de la Commission Nationale Informatique et Liberté. Le fichier des adhérents ne sera communiqué à aucune personne étrangère au C.A. ni à aucune Association ou entreprise qui le demanderait. En aucun cas les membres du C.A., personne physique ou morale, ne sont autorisés à utiliser les fichiers de l'Association pour leur usage personnel.

III 4 - Les membres du C.A. des Amis de la Plume Culturelle, étant des bénévoles, ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les fonctions qu'ils acceptent d'assumer. Ils peuvent cependant être remboursés de leurs frais sur présentation des justificatifs et en fonction des possibilités financières de l’association.

IV Fonctionnement

IV 1 - La qualité de membre de L’Association Les Amis de la Plume Culturelle se perd par :
- décès.
- non-renouvellement de la cotisation individuelle et annuelle.
- démission adressée par lettre au Président.
- exclusion prononcée par le C.A. pour motif grave ou action nuisant au renom de l'Association ou de son équipe de direction. Avant la prise de décision d'exclusion, l'adhérent est invité par lettre recommandée à fournir des explications écrites ou orales au C.A. Il peut se faire assister d'un membre adhérent à l'Association. Les décisions du C.A. seront prises par vote à bulletin secret à la majorité des deux tiers et pourront faire l'objet d'un recours devant l'A.G. dont la décision finale sera sans appel.

IV 2 - Le montant de la cotisation de l’année (individuelle) est fixé par l'A.G. sur proposition du Trésorier après débat au C.A.

V Le Conseil d'Administration

V 1 - Le nombre des membres au Conseil d'Administration est fixé par le Règlement Intérieur. Il va de quatre personnes au minimum à quinze personnes au maximum.

V 2 - Le C.A. est renouvelé par tiers tous les ans, à partir de janvier 2011 lors de l’Assemblée Générale ordinaire. Les membres peuvent se représenter aux élections à l'expiration de leur mandat.
Pour être candidat au C.A. il faut être à jour de sa cotisation, être présent à l'A.G. et membre de l’association depuis au moins un an. Seuls les membres rééligibles peuvent se faire représenter en cas de force majeure.
L'élection des candidats à l'A.G. a lieu à la majorité absolue au premier tour, à la majorité relative aux tours suivants.
Chaque membre du C.A. cotise pleinement à l'Association en tant qu'individu.

V 3 - Le C.A. se réunit au moins une fois par mois. La convocation à la réunion, mentionnant l'ordre du jour établi par le Président, doit être envoyée dix jours avant la réunion du C.A soit par courrier postal soit par courriel. En cas d'absence du Président, la réunion mensuelle est présidée par le Vice-président ou par un autre membre désigné par le C.A.

V 4 – En cas d'absence à une séance, le membre concerné devra adresser un courrier ou un courriel au Président pour prévenir de son absence à la réunion. Tout membre, excusé ou non (sauf cas de force majeure), absent à plus de trois séances consécutives du C.A., sera considéré comme démissionnaire. Il n’est pas procédé systématiquement au remplacement de son poste.

V 5 - Le C.A. peut accueillir lors de ses séances des personnes extérieures invitées par lui, qui n'ont pas le droit de vote. Il peut s'adjoindre des consultants permanents désignés par lui et invités selon les mêmes modalités que les membres élus, qui prennent part aux délibérations pour apporter leurs compétences, mais n'ont pas le droit de vote.

V 6 - Les votes sanctionnant les délibérations se font à main levée, sauf si le vote à bulletin secret est demandé expressément même par un seul membre du C.A.

V 7 - Toutes les délibérations et décisions du C.A. ainsi que toutes les communications faites au C.A. font l'objet de procès-verbaux archivés par le Secrétaire après approbation par les membres du C.A. A chaque procès-verbal seront joints une feuille de présence émargée ainsi que tout document présenté lors de la séance du C.A.

V 8 – Rapportant les discussions essentielles, le procès-verbal doit être clair et retracer fidèlement l'esprit des délibérations. Il doit absolument mentionner les décisions prises, le nom et le descriptif de tous les documents présentés, et rappeler le résultat des votes émis par les membres.

V 9 - La rédaction du procès-verbal est assurée par le Secrétaire Général de l'Association ou, en cas d'absence ou d'empêchement, par un autre membre du C.A.

V 10 - En cas d'absence, un membre excusé peut donner une procuration à un des membres présents à la réunion. Ce pouvoir devra avoir été rédigé pour la circonstance, avec mention du nom du membre absent, du nom de la personne mandatée et de la date pour laquelle il est fourni ; il sera joint au courrier adressé au Président. Celui-ci en fera part au C.A. et remettra le pouvoir au Secrétaire qui l'archivera en annexe du procès-verbal et de la fiche de présence.

V 11 - Un membre du C.A. ne peut recevoir qu'un seul pouvoir par réunion du C.A.

V 12 - Pour gérer au plus vite certaines affaires urgentes qui pourraient se présenter, le Bureau, constitué du Président, du Vice-président, du Trésorier et du Secrétaire Général, est habilité à se réunir et à prendre les décisions immédiates nécessaires, qui seront rapportées immédiatement aux membres du C.A. par courrier adressé par voie postale ou par courriel par le Secrétaire Général. Les informations complémentaires devront être apportées par le Président au cours de la réunion suivante du C.A.

V 13 - Le Bureau est renouvelé pour un an, au vote à bulletin secret, après chaque A.G. par les membres présents du C.A., chaque membre étant reconductible dans sa fonction.

V 14 - Les membres du CA. sont individuellement responsables devant le C.A. sous la responsabilité du Président. Le C.A. est solidairement responsable devant l'A.G.

V 15 - Des tiers ne pourront exercer aucune action individuelle contre un membre du C.A. Leur action devra être exercée directement contre l'Association Les amis de la Plume Culturelle.

V 16 Le rôle des membres du Conseil d'Administration

V 16 a) Le Président : S'il représente l'Association en toutes circonstances et dans tous les actes de la vie civile, il ne peut cependant ester en justice au nom de l'Association que sur décision par vote du C.A. Le Président est chargé des relations officielles avec les invités et les représentants des instances officielles. De même, il assure les contacts nécessaires avec les Associations ou entreprises susceptibles de travailler régulièrement ou ponctuellement avec Les amis de la Plume Culturelle. En règle générale, il veille au respect de la déontologie que s'est fixée l'Association.

V 16 b) Le Vice-président : Il supplée en toutes circonstances le Président et il est également le porte-parole de l’association.

V 16 c) Le Secrétaire Général : Il assure le suivi et l'archivage de tous les écrits (procès-verbaux, courriers, invitations,…) qui reflètent la vie de l'Association et tient à jour les fichiers nécessaires à son bon fonctionnement.

V 16 d) Le Trésorier : Il gère les fonds de l'Association. Il recherche les subventions et assure le suivi des cotisations. Il procède, dans la limite des possibilités financières de l'Association et sur présentation des pièces justificatives, au remboursement des frais des membres du Conseil d'Administration occasionnés dans l'accomplissement de leur mandat et votés par le C.A.

V 16 e) Les Assesseurs : Ils prennent une part active à la vie de l'Association et apportent un soutien constructif en toutes occasions. Ils font des propositions d'animation, recherchent des contacts et des subventions, participent aux débats et aux votes en réunion.

V 16 f) Les refondateurs : Ils sont membres de droit du Conseil d’Administration, leur nom est indiqué dans les statuts de l’association et ils disposent du pouvoir délibératif. Aucune assemblée ultérieure ne pourra remettre en cause la qualité desdits membres refondateurs. Comme tous adhérents de l’association, ils sont soumis aux règles définies dans l’article 4.1 du présent règlement intérieur et de l’article 5 des statuts de l’association.
Ils sont électeurs et éligibles à toutes les instances.

V 16 g) Le webzine la Plume Culturelle et la WebTV LPC TV : le webzine et la WebTV sont placés sous la responsabilité du Président de l’association, qui est désigné comme le directeur de la publication. Il est le seul habilité à occuper ce poste. Sur proposition du président le Bureau entérinera la nomination des candidats aux postes de directeur de la rédaction (obligatoirement adhérent ou membre du CA) et rédacteur en chef (adhérent ou sympathisant) pour le webzine et la WebTV. De même, c’est sur proposition du Président entérinée par le Bureau que ces fonctions peuvent être retirées. En tout état de cause, ces tâches de responsabilité sont exclusivement bénévoles et ne peuvent en aucun cas faire l’objet de rétribution ou d’une indemnisation quelles qu’elles soient, y compris en cas de mise à pied ou de démission. Composés d'articles variés, de textes et d'informations diverses, La Plume Culturelle et LPC TV sont ouverts à tous les adhérents ou sympathisants (journaliste, pigiste ou particulier) qui souhaitent y faire publier leurs écrits ou reportages vidéo et en acceptent les corrections éventuelles décidées par le rédacteur en chef, sous réserve néanmoins d'une certaine qualité d'écriture ou de montage, et de la conformité aux règles déontologiques des Amis de la Plume Culturelle telles qu'elles sont définies dans l’article III du présent Règlement intérieur. Le Directeur de la rédaction, garant du sérieux et de la moralité de la publication, assure la régularité de sa parution. Les auteurs des textes publiés sont seuls responsables de la teneur de leurs écrits et dégagent de toute responsabilité Les amis de la Plume Culturelle en cas d'éventuel litige. Le Rédacteur en chef de la Plume Culturelle et celui de LPC TV ont pour fonction d’animer leur Comité de Rédaction composé de membres du CA, d'adhérents ou sympathisants de l'Association.

VI L'Assemblée Générale

VI 1 - Convoquée une fois par an, son ordre du jour est fixé par le Président après consultation du C.A.

VI 2 - La Présidence de l'A.G. est assurée par le Président de l'Association, ou, en cas d'empêchement, par le Vice-président ou un autre membre du C.A. mandaté pour la circonstance. Le Bureau de l'A.G. est celui du C.A. et siège de conserve pour la circonstance en tant qu'instance dirigeante élue ayant à rendre compte solidairement de son action durant l'année écoulée.

VI 3 - Le Secrétaire de séance est choisi en début de séance pour assurer la rédaction du procès-verbal qui sera adressé à chaque adhérent pour approbation à l'A.G. suivante.

VI 4 - Les votes ont lieu à main levée sauf si le vote à bulletin secret est expressément demandé par un membre de l'assistance. Cependant, en ce qui concerne le renouvellement des membres du C.A. le vote à bulletin secret est obligatoire.
Est électeur tout membre majeur de l’association, adhérent depuis au moins 3 mois, à jour de sa cotisation et présent ou représenté lors de la détermination du quorum en début d’Assemblée Générale. Toute personne se présentant après l’établissement du quorum n’a plus voix délibérative.
Les candidatures au CA sont envoyées au Président de l’association au moins 15 jours avant l’A.G., la cachet de la poste ou la date de réception du courriel faisant foi.

VI 5 - Les membres présents ne peuvent se voir attribuer qu’un seul pouvoir nominatif pour représenter un membre absent, celui-ci remplissant bien les conditions d’électeur. Les mandats excédentaires seront répartis entre les membres présents, qui n’ont pas reçu de pouvoir, par tirage au sort.

VI 6 - Pour être valables, les décisions et résolutions prises en A.G. ne peuvent concerner que les points inscrits à son ordre du jour.

Le Règlement Intérieur est susceptible d'évolution en fonction des décisions arrêtées et votées en A.G. Si besoin, un additif au Règlement Intérieur est fourni à chaque nouvel adhérent.